Incrementar la productividad mediante Gmail

En los tiempos que vivimos la comunicación por medios electrónicos como el correo electrónico es imprescindible, a pesar de esta realidad existen empresas que aún no aprovechan las herramientas que están disponibles, además algunas empresas si bien utilizan el correo electrónico no obtienen todos los beneficios de este servicio.

En el amplio abanico de clientes de correo electrónico de suscripción gratuita como: Yahoo Mail, OutlookLatinMail, MixMail, etc, tomaremos como referencia el servicio de correo de Google Gmail, (no queremos decir con esto que sea el mejor, eso lo dejamos a criterio de cada uno, cada herramienta puede convertirse en la mejor, según el uso que se le dé).

En cuanto a Gmail para incrementar la productividad podemos:

  1. Personalizar cómo se organiza la bandeja de entrada.

    Bandeja de entrada

    • Clásico: esta es la opción por defecto, ordena los mensajes de la bandeja de entrada según fecha del más reciente al más antiguo.
    • Importantes primero, ordena los mensajes de la bandeja ubicando los mensajes marcados como importantes en la parte superior, un mensaje se clasifica como importante dependiendo de la frecuencia con la que se interactúa con el remitente, es decir los mensajes de las personas con las que más interacción tenemos se pondrán en la parte superior.
    • No leídos primero, su nombre lo indica pone en la parte superior de la bandeja los mensajes no leídos.
    • Destacados con estrella primero, ubica los mensajes marcados con una estrella en la parte superior de la bandeja.
    • Prioritarios, este último puede ser la opción preferida puesto que coloca en la parte superior de la bandeja de entrada los mensajes de los remitentes más frecuentes además de los mensajes no leídos y los mensajes destacados con una estrella.
  2. Utilizar etiquetas y reglas para clasificar los nuevos mensajes
    Una característica muy peculiar de Gmail son las etiquetas las cuales nos permiten organizar nuestros mensajes, se pueden crear tantas etiquetas como sean necesarias además de crear sub etiquetas como segundo nivel de organización. Un mensaje puede tener más de una etiqueta asignada. Todas las etiquetas creadas se muestran en el panel derecho de Gmail.EtiquetasUna aclaración importante es: cuando un mensaje es etiquetado de forma manual o mediante reglas esta se mantiene en el listado de mensajes de la bandeja de entrada. Para organizar mejor los mensajes de nuestra bandeja de entrada, es necesario archivar los mensajes, finalmente una característica adicional de las etiquetas es la de asignar un color de fondo y color de fuente de la etiqueta para identificar nuestra etiquetas a simple vista, Gmail ofrece una paleta de combinación de etiquetas, pero también existe la posibilidad de personalizar los colores utilizados.Etiqueta implementadas
  3. Archivar los mensajes frecuentemente para mantener ordenada tu Bandeja de entrada.
    Posterior a la etiquetado de los mensajes una buena práctica es archivar los mensajes para que estos ya no se muestren en la bandeja de entrada, para acceder a un mensaje archivado bastará con acceder al listado de etiquetas en el panel derecho de Gmail. Para Archivar mensajes se debe seleccionar los mensajes y posteriormente presionar sobre el ícono para archivar mensajes.Archivar
  4. Crear filtros para automatizar tareas frecuentes
    Algunas tareas que son frecuentes en nuestra bandeja de entrada como la de etiquetar los mensajes de un remitente o como la de archivar los mensajes con un asunto en específico, pueden ser automatizadas mediante la creación de filtros. Para crear un filtro se debe ir a Configuración -> Filtros -> Crear un nuevo filtro y posteriormente especificar los parámetros que serán tomados en cuenta para los filtros, posteriormente presionar sobre el enlace Crear un filtro con estos criterios de búsqueda.FiltroInmediatamente se mostrará una ventana con las acciones a realizar, seleccionar las acciones deseadas y posteriormente presionar el botón Crear filtro.Filtro
  5. Crea tareas cuando recibas mensajes que impliquen trabajos para hacer
    Una gran parte de los correos electrónicos (cuando utilizamos una cuenta empresarial) son dedicados a la elaboración de trabajos, por ejemplo envío de documentos pendientes, reuniones a organizar, etc. Para crear una tarea a partir de un mensaje, se debe seleccionar el mensaje y seleccionar la opción Agregar a Tareas.TareasPara acceder a las tareas seleccionar Tareas en el menú principal de Gmail la opción Tareas, se desplegará una lista de tareas, las tareas pueden ser editadas y terminadas simplemente haciendo clic sobre ellas.

TareasTareas lista

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