Como escribir un correo electrónico

como escribir correo

En primer lugar entiendo que el título de este artículo suena un poco tonto, pero lo cierto  es que no todas las personas que utilizan el correo electrónico saben cómo redactar correctamente uno, por esta razón  el uso de esta herramienta es muy importante. La probabilidad de que nuestros contactos tengan correos electrónicos que no son leídos o son leídos pero no con detenimiento es considerable, algunas de las causas recurrentes son:

  • El asunto no dice mucho.
  • El asunto menciona un tópico y el contenido describe otro.
  • El contenido del correo es extenso.
  • El contenido no se entiende.

Para evitar caer en errores comunes aquí les presento este listado de consejos para escribir un correo electrónico.

  1. Redactar un buen “Asunto”: consiste en escribir un “asunto” conciso y claro que en pocas palabras identifique el contenido del correo también es una buena idea agregar palabras clave en el “asunto” por ejemplo: fecha de caducidad, datos de la  cuenta o resumen reunión abril y que de esta manera pueda ser identificado entre un gran número de correos.
  2. Ser especifico en el correo, pero no exagerar: la mayoría de las recomendaciones acerca de este tópico aconsejan que usted sea directo y conciso en la redacción del contenido del correo y que vaya al punto,  pero en algunas ocasiones si usted es demasiado directo con el contenido existe la posibilidad de que el destinatario no entienda el contenido, por lo tanto siempre es bueno tomar en cuenta a quién se está enviando el correo, es decir, conocer si la persona a la que se está escribiendo tiene conocimiento previo de lo que se está hablando en el correo, si este no fuera el caso es mejor tomarse unas cuantas líneas para entrar en contexto.
  3. No exceder el tamaño del contenido: tomando como base el anterior punto, si un mensaje requiere de bastante contenido (digamos 6 párrafos), es recomendable colocar el contenido  en un documento de texto (Microsoft Word, Open Office), y posteriormente adjuntar este documento, así el cuerpo del correo se mantendrá corto y claro.
  4. Evitar el uso excesivo de letras mayúsculas: en Internet es bien sabido que el uso de textos en letras mayúsculas significa que la persona que escribe está GRITANDO!,  por lo tanto no es recomendable usar en demasía las letras mayúsculas.
  5. No abusar de los acrónimos ni las siglas: hoy en día por ahorrar tiempo de lectura y escritura suele utilizarse bastante los acrónimos y siglas por ejemplo TIC (Tecnologías de Información y Comunicación), FB (Facebook), TW (Twitter), PYME (Pequeña y Mediana Empresa), OMS (Organización mundial de la Salud), etc., los destinatarios podrían no tener conocimiento de los acrónimos o siglas.
  6. Ser cortés: cuando se solicite que el destinatario realice alguna acción es recomendable pedirlo con un “por favor” y agradece el trabajo con un “Gracias”.
  7. Agregar firmas a los correos: procurar enviar todos los correos con firmas para que el destinatario sepa cómo contactarse con el remitente.
  8. Verificar la ortografía del contenido del correo: antes de enviar un correo es importante revisar la ortografía, una palabra mal escrita puede cambiar el sentido del contenido.
  9. Revisar el contenido del correo antes de enviarlo: antes de presionar el botón “enviar” se debería leer una última vez el contenido a la vez es importante ponerse en el lugar de la persona que recibiría el correo.
  10. Mantener el formato del correo tan simple como se pueda: no se recomienda utilizar fuentes muy grandes o fuentes muy pequeñas, evitar el uso de varios colores para el contenido y utilizar un tipo de fuente fácil de leer.

Espero les sea de ayuda y recuerden que no es preciso seguir “a letra muerta” los consejos aquí presentados, siéntanse en la libertad de escoger los que más se adecuen a su negocio.

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